BarIS Document Exchange

eFaktúra 2027 bez ručného spracovania dokladov

BarIS Document Exchange rozširuje IS BarIS Dreamer o automatizované prijímanie, odosielanie, schvaľovanie, párovanie, účtovanie a archiváciu eFaktúr. Cieľom nie je iba splniť zákonnú povinnosť, ale znížiť ručnú prácu pri dokladoch, zrýchliť schvaľovanie a mať kontrolu nad celým životným cyklom faktúry.

Peppol BIS 3 / UBL 2.1 EN 16931 digitálny poštár SKPÚ základný režim EDI a Peppol paralelne 10-ročná archivácia XML
Konzultovať eFaktúru Pozrieť možnosti riešenia
Čo je a čo nie je eFAKTÚRA

Rozhoduje štruktúra dát, nie forma súboru

eFaktúra je elektronická faktúra v štruktúrovanej dátovej podobe, ktorú dokáže informačný systém spracovať bez ručného prepisovania. Obsahuje rovnaké obchodné a daňové údaje ako klasická faktúra, ale každý údaj má presne určené miesto a význam.

eFaktúra je

  • XML doklad podľa EN 16931 / Peppol BIS 3,
  • dátový záznam spracovateľný ERP systémom,
  • doklad vhodný na validáciu, párovanie a účtovanie,
  • zdroj pre automatizáciu schvaľovania a archívu.

eFaktúra nie je

  • bežné PDF poslané e-mailom,
  • naskenovaná papierová faktúra,
  • obrázok alebo neštruktúrovaný dokument,
  • samotný e-mail bez dátovej štruktúry.

Čo sa mení od 1. 1. 2027

Pri tuzemských transakciách sa elektronická faktúra stáva štruktúrovaným elektronickým dokumentom, ktorý umožňuje automatizované spracovanie. Pre platiteľov DPH to znamená pripraviť vystavovanie faktúr v jednotnom formáte, ich odosielanie cez doručovaciu službu, prijímanie dokladov od dodávateľov a následné spracovanie v účtovníctve.

BarIS pristupuje k eFaktúre ako k firemnému procesu. Faktúra vznikne alebo príde do systému, prejde validáciou, doplní sa o väzby na objednávku, dodací list alebo príjemku, schváli sa podľa pravidiel firmy, zaúčtuje a uloží do archívu spolu s auditnou stopou.

1. 1. 2027 začiatok tuzemskej eFakturácie podľa dostupných informácií Finančnej správy
Peppol BIS 3 štruktúrované dáta faktúry vo formáte spracovateľnom systémom
70 - 90 % typická úspora času pri prechode z manuálneho režimu na automatizáciu
10 rokov uchovávanie eFaktúr v pôvodnom elektronickom formáte

Úspora nevzniká iba exportom XML. Pri vyšších objemoch faktúr sa najviac času šetrí na automatickom párovaní, schvaľovaní a kontrole stavov. Namiesto opakovaného prepisovania údajov z PDF a dohľadávania schválení používateľ rieši najmä výnimky.

Výber rozsahu

Ktoré riešenie IS BarIS je vhodné pre vašu firmu?

Základný export môže stačiť menším prevádzkam. Stredné a väčšie firmy však zvyčajne potrebujú automatickú komunikáciu, schvaľovanie, párovanie, archív a kontrolu stavov.

SKPÚ základ

Legislatívne minimum

Pre firmy s nízkym objemom vystavených faktúr a jednoduchým účtovným spracovaním. Zákazník má v základe k dispozícii manuálny export eFaktúr z IS BarIS vo formáte Peppol BIS 3.

  • nízky počet faktúr,
  • ručné odoslanie mimo automatického toku,
  • bez potreby pokročilého schvaľovania,
  • vhodné ako základný režim v rámci podpory.
Document Exchange + Connector

Automatizácia pre každú prevádzku

Pre firmy spracúvajúce desiatky, stovky až tisíce dokladov mesačne, s EDI väzbami, internými schvaľovacími procesmi a auditovateľnou archiváciou dokumentov, odporúčame nasadenie riešenia BarIS Document Exchange v kombinácii s eFaktúra Connector.

  • automatický príjem a odoslanie cez digitálneho poštára,
  • párovanie na objednávky, dodacie listy a príjemky,
  • Dokument Flow pre schvaľovanie a výnimky,
  • elektronický archív, stavové správy a dohľad v Dokument Monitore.
Moduly riešenia

BarIS Document Exchange

Predstavuje základ pre firmy, ktoré chcú eFaktúru využiť nielen na splnenie legislatívy, ale aj na reálnu úsporu práce a vyššiu efektivitu. Tvorí ho ucelený balík modulov pre digitalizáciu dokumentových procesov, ktorý je možné rozšíriť o eFaktúra Connector a podľa potreby aj o moduly pre párovanie, žiadanky či vyťažovanie neelektronických dokladov.

Vstup dokumentov

OneGATE

Jedno miesto pre eFaktúry, EDI správy, e-maily s faktúrami, skeny, BarIS.DOC, IS.DOC a ďalšie elektronické formáty. OneGATE dokument prijme, označí metadátami, skontroluje vstupný formát a nasmeruje ho do schvaľovania, účtovníctva alebo archívu.

  • kniha prijatej a odoslanej pošty,
  • evidencia faktúr, dobropisov a opravných dokladov,
  • generovanie ľudsky čitateľného náhľadu faktúry,
  • automatické určenie zodpovedného používateľa,
  • logovanie komunikácie a časové pečiatky pri príjme.
Schvaľovanie

Dokument Flow

Elektronické schvaľovanie dokumentov nahrádza papierové podpisové kolá a neprehľadné e-maily. Tovarové faktúry s kompletnou väzbou na objednávku, dodací list a príjemku sa môžu schvaľovať automaticky, ostatné doklady prechádzajú viacúrovňovým workflow. Ak bola došlá faktúra zaslaná omylom alebo s ňou firma nesúhlasí, Dokument Flow umožní riadené zamietnutie dokladu.

  • schvaľovanie materiálových a režijných faktúr,
  • finančné limity a viac stupňov schvaľovania,
  • zamietnutie došlej faktúry s uvedením dôvodu,
  • odoslanie oznámenia partnerovi e-mailom, keďže Peppol nepokrýva obchodné zamietnutie faktúry,
  • trackovacie údaje v hlavičke e-mailu pre spätné priradenie odpovede k pôvodnému dokladu,
  • notifikácie pri zmene stavu,
  • zastupovanie počas neprítomnosti,
  • presun schváleného dokladu do účtovníctva.
Účtovné spracovanie

Elektronizácia účtovníctva

Schválená faktúra pokračuje do BarIS Dreamer bez ručného prepisovania údajov. Modul integruje elektronické dokumenty do účtovného jadra IS BarIS a pripravuje kompletný účtovný prípad pre archiváciu.

  • dodávateľské a odberateľské faktúry a dobropisy,
  • pokladničné doklady VPP a PPP,
  • pokladničné doklady z eKASA,
  • cestovné príkazy a ostatné doklady,
  • manuálne aj automatizované účtovanie po schválení.
Archivácia

Elektronický archív

Automaticky vytvára archívny balík účtovného prípadu vrátane faktúry, objednávky, dodacieho listu, príjemky, zaúčtovania a dokladu o zaplatení. Cieľom je mať právne použiteľný, vyhľadateľný a auditovateľný archív bez fyzických skladov dokumentov.

  • archivácia XML eFaktúry a súvisiacich príloh,
  • elektronický podpis a časová pečiatka,
  • voliteľné kryptovanie dokumentov,
  • export podľa kritérií pre audit alebo kontrolu,
  • riadenie prístupu k dokumentom formou žiadaniek.
Dohľad

Dokument Monitor

Centrálny prehľad čakajúcich, vybavených a problémových dokladov. Pomáha sledovať lehoty, incidenty, validačné výsledky, doručenie a priebeh schvaľovania bez zdĺhavého zisťovania stavu u jednotlivých používateľov.

  • notifikácie problémových dokumentov,
  • traffic analýza tokov dokumentov,
  • časové sledovanie lehôt,
  • prehľad čakajúcich a vybavených požiadaviek,
  • sledovanie systémových stavových správ o doručení, chybách a validácii.
Automatizácia

Automatizácia párovania dokumentov

Podporuje párovanie skenovaných a elektronických dokladov s väzbami v IS BarIS. Pri eFaktúre využíva štruktúrované dáta na zníženie ručnej kontroly a prípravu dokladu na schválenie alebo účtovanie.

  • väzba faktúry na objednávku, dodací list a príjemku,
  • kontrola položiek, cien a množstiev,
  • identifikácia rozdielov a nezrovnalostí,
  • automatické odporúčanie ďalšieho kroku.
Rozšírenie pre eFAKTÚRU

eFaktúra Connector pre digitálneho poštára

Pre plne automatizovanú eFakturáciu sa k balíku BarIS Document Exchange dopĺňa modul eFaktúra Connector. Zabezpečuje priamu komunikáciu medzi IS BarIS Dreamer a vybraným certifikovaným digitálnym poštárom. Bez Connectora ostáva odosielanie faktúr riešené manuálnym exportom z IS BarIS.

Vystavenie a odoslanie

  1. Faktúra sa vystaví v BarIS Dreamer.
  2. Connector ju konvertuje do Peppol BIS 3 / UBL 2.1 podľa EN 16931.
  3. Doklad sa odošle certifikovanému digitálnemu poštárovi.
  4. Poštár vráti validačné a doručovacie stavy, ktoré sa zapíšu späť k dokladu.

Príjem a import

  1. Connector pravidelne preberá nové doklady od digitálneho poštára.
  2. Importuje faktúry, dobropisy, ťarchopisy a opravné doklady.
  3. Nové doklady zobrazí používateľom v BarIS Dreamer.
  4. Doklad pokračuje do OneGATE, párovania, schvaľovania a účtovníctva.

Súčasťou riešenia je aj evidencia komunikácie, spracovanie systémových stavových správ o doručení a chybách a príprava údajov pre oznamovanie prostredníctvom doručovacej služby.

Schéma procesov

Ako sú moduly prepojené

V centre riešenia je BarIS Document Exchange, ktorý prepája všetky procesy s eFaktúrami do jedného systému. Okolité moduly zabezpečujú automatizovaný príjem, spracovanie, schvaľovanie, účtovanie, archiváciu aj kontrolu došlých a odoslaných faktúr.

01Príjem faktúry
Krok 01 / Príjem faktúry eFaktúra Connector
Došlá eFaktúra prichádza cez digitálneho poštára do IS BarIS.
Procesný prehľad

Ako putuje faktúra spracovaním

Prehľad ukazuje vybrané cesty faktúry cez BarIS Document Exchange: od prijatia alebo vystavenia, cez kontrolu, schvaľovanie a účtovanie až po archív a dohľad nad stavmi.

Vybrané procesy eFaktúry a Document Exchange
Došlá faktúra bez objednávkyrežijné faktúry a služby
  1. eFaktúra Connectorpreberie faktúru z Peppol.
  2. OneGATEzaloží záznam faktúry.
  3. Dokument Flowpošle faktúru na vecnú kontrolu a schválenie.
  4. Účtovníctvodoplní účtovné väzby, stredisko alebo zákazku.
  5. Elektronický archívuchová faktúru a auditnú stopu.
  6. Dokument Monitorukáže stav spracovania.
Došlá faktúra s objednávkouautomatické overenie podkladov
  1. eFaktúra Connectorprijme faktúru od digitálneho poštára.
  2. OneGATEzaeviduje faktúru a zaradí ju do procesu.
  3. Nákupné žiadankydajú podklad na väzbu s objednávkou.
  4. Overenie podkladovv rámci schvaľovania porovná faktúru s objednávkou, dodaním alebo príjemkou.
  5. Dokument Flowpri zhode podkladov umožní automatické schválenie, rozdiely posunie na zodpovednú osobu.
  6. Účtovníctvo BarIS Dreamerpripraví účtovné spracovanie.
  7. Elektronický archívuloží XML, náhľad, prílohy a auditnú stopu.
  8. Dokument Monitorsleduje stav a prípadné incidenty.
Zamietnutie došlej faktúryomylom zaslaná alebo sporná faktúra
  1. eFaktúra Connectorprevezme faktúru a technické údaje.
  2. OneGATEzaeviduje vstup.
  3. Dokument Flowpoužívateľ uvedie dôvod zamietnutia.
  4. Dokument Monitorzobrazí stav zamietnutia a prípadnú odpoveď partnera.
  5. Elektronický archívuchová komunikáciu a auditnú stopu.
Došlá PDF, sken alebo papierová faktúraneštruktúrovaný vstup
  1. OneGATEzaeviduje e-mail, PDF alebo sken.
  2. Vyťažovanie dokladovrozpozná údaje a pripraví kontrolu.
  3. Dokument Flowrieši schválenie alebo výnimku.
  4. Účtovníctvospracuje faktúru po kontrole.
  5. Elektronický archívuloží faktúru a prílohy.
  6. Dokument Monitorsleduje stav procesu.
EDI / EDIFACT faktúraexistujúce obchodné väzby
  1. EDIPAR / EDIFACTprijme štruktúrovanú EDI faktúru.
  2. OneGATEzaradí ju do spoločného fakturačného toku.
  3. Dokument Flowrieši schválenie alebo výnimku.
  4. Účtovníctvospracuje faktúru v BarIS Dreamer.
  5. Elektronický archívuchová faktúru.
Vyšlá eFaktúra cez Peppolelektronické doručenie odberateľovi
  1. Fakturačný modul BarIS Dreamervystaví faktúru z obchodného procesu.
  2. OneGATEpripraví výstup faktúry.
  3. eFaktúra Connectorodošle faktúru digitálnemu poštárovi.
  4. Dokument Monitorzobrazí doručovacie a chybové stavy.
  5. Elektronický archívuloží odoslanú faktúru a stavy.
Vyšlá faktúra mimo PeppolPDF alebo tlač
  1. Fakturačný modul BarIS Dreamervystaví faktúru štandardným spôsobom.
  2. PDF alebo tlačfaktúra sa odošle mimo Peppol podľa typu odberateľa.
  3. Elektronický archívuloží faktúru a podklady.
  4. Dokument Monitorslúži na interný dohľad nad stavom.
Nákupná žiadanka a následná faktúraobjednávkový základ pre schvaľovanie
  1. Nákupné žiadankyschvália internú požiadavku a objednávku.
  2. eFaktúra Connectorprijme došlú eFaktúru.
  3. OneGATEzaeviduje faktúru.
  4. Overenie podkladovv rámci schvaľovania porovná faktúru s objednávkou, dodaním alebo príjemkou.
  5. Dokument Flowak sú podklady dostatočné, faktúru schváli automaticky; výnimky rieši používateľ.
  6. Účtovníctvospracuje faktúru po schválení.
  7. Elektronický archívuloží celý proces.
Faktúra s výnimkounesedí suma, dodanie alebo partner
  1. OneGATEzaradí faktúru do procesu.
  2. Kontrola podkladovv schvaľovaní zistí rozdiel v sume, položkách alebo dodaní.
  3. Dokument Flowpošle výnimku na zodpovednú osobu.
  4. Dokument Monitorsleduje otvorený problém a lehoty.
  5. Schválenie alebo zamietnutiepo vyriešení faktúra pokračuje procesom alebo sa odmietne.
eFaktúra Connector zapisuje doručovacie a chybové stavy k faktúram Nákupné žiadanky vytvoria objednávkový základ pre automatické schvaľovanie Vyťažovanie dokladov pokryje papierové a PDF faktúry
Zhrnutie procesu

Odoslanie aj prijatie eFaktúry v BarIS

Prehľad zhrňuje dva základné smery spracovania: vystavenú faktúru od BarIS Dreamer cez digitálne doručenie a došlú faktúru od digitálneho poštára cez OneGATE, schvaľovanie, účtovníctvo a archív.

Odoslanie faktúry

1

Vystavenie

Faktúra vznikne v BarIS Dreamer s položkami, DPH a väzbami na doklady.

2

Validácia

Systém skontroluje povinné údaje, výpočty DPH a pripravenosť XML.

3

Odoslanie

Connector odovzdá faktúru digitálnemu poštárovi vo formáte Peppol BIS 3.

4

Smerovanie

Digitálny poštár identifikuje príjemcu a technicky nasmeruje faktúru.

5

Doručenie

Príjemca dostane dátový dokument pripravený na automatické spracovanie.

6

Stav späť v BarIS

Validačné, doručovacie a chybové stavy sa zapíšu späť k faktúre.

Prijatie faktúry

1

Príjem

eFaktúra Connector prevezme faktúru a technické údaje od digitálneho poštára.

2

Zaevidovanie

OneGATE založí záznam faktúry, doplní metadáta a zaradí ju do procesu.

3

Overenie podkladov

V rámci schvaľovania BarIS hľadá objednávku, dodací list, príjemku alebo zmluvu ako podklad oprávnenosti faktúry.

4

Schvaľovanie

Ak podklady a pravidlá sedia, systém môže faktúru schváliť automaticky. Pri rozdieloch ju posunie zodpovednej osobe.

5

Účtovanie

Schválený doklad pokračuje do účtovného spracovania v BarIS Dreamer.

6

Archív a dohľad

Elektronický archív uloží XML, prílohy a auditnú stopu; Dokument Monitor sleduje stav.

Maximálna automatizácia

Rozširujúce moduly podľa prevádzky

Nie každá firma potrebuje rovnaký rozsah. Rozširujúce moduly dopĺňajú automatizáciu tam, kde dnes vzniká najviac ručnej práce: párovanie položiek, schvaľovanie objednávok a spracovanie papierových alebo PDF faktúr.

EDIPAR modul

Využíva štruktúrovaný obsah eFaktúr a existujúce EDI funkcionality na automatické porovnanie faktúry s objednávkou a reálnym dodaním.

  • fakturované položky verzus príjemka,
  • kontrola množstiev a cien,
  • automatická identifikácia rozdielov,
  • vhodné najmä pre obchodné a distribučné firmy s vysokým objemom tovarových dokladov.

Nákupné žiadanky

Objednávka vzniká priamo v systéme a pri prijatí eFaktúry má BarIS jasný základ na automatické párovanie. Ak sedí číslo objednávky, dodávateľ a suma, faktúra môže pokračovať schvaľovaním bez ručného dohľadávania.

  • viacúrovňové schvaľovanie objednávok,
  • finančné limity podľa pravidiel firmy,
  • notifikácie a odklik priamo na žiadanku,
  • väzby na zmluvy a opakované plnenia,
  • prepojenie na Dokument Flow a Elektronický archív.

Vyťažovanie dokladov

eFaktúra nepokryje všetky doklady. Stále môžu prichádzať papierové faktúry od neplatiteľov DPH, PDF dokumenty zo zahraničia alebo doklady počas prechodného obdobia. Vyťažovanie ich spracuje podobným procesom ako elektronické faktúry.

  • OCR rozpoznávanie textu zo skenov,
  • AI identifikácia IČO, čísla faktúry, súm a dátumov,
  • prepojenie na OneGATE,
  • kontrola kvality vyťaženia a manuálna korekcia.

EDI a Peppol paralelne

Cieľom riešenia je presunúť fakturačnú komunikáciu z tradičných EDI sietí na eFaktúru doručovanú cez certifikovaného digitálneho poštára. Pri faktúrach tak zákazník nemusí zostať závislý od EDI providera tam, kde už legislatívne aj technicky postačuje štandard eFaktúry.

V niektorých prípadoch však môže byť zachovanie EDI pri faktúrach technicky, procesne alebo obchodne vyžadované konkrétnym partnerom. Takéto prípady nie je vhodné riešiť všeobecne. Posudzujeme ich individuálne podľa typu partnera, používaných správ, existujúcich väzieb a požiadaviek na doručenie.

Primárny odporúčaný model je preto eFaktúra cez certifikovaného digitálneho poštára. EDI pri faktúrach riešime len tam, kde je to skutočne opodstatnené alebo kde prechod nie je možné uskutočniť bez zmeny procesov na strane obchodného partnera.

  • presun fakturačnej komunikácie na eFaktúru ako primárny cieľ,
  • možnosť znížiť pravidelné náklady na EDI prenosy faktúr,
  • kvalitné poskytovanie služby prostredníctvom certifikovaného digitálneho poštára,
  • individuálne posúdenie prípadov, kde EDI pri faktúrach ešte musí zostať zachované,
  • jednotné spracovanie stavov, archívu a dohľadu v BarIS.
Procesné scenáre

Tri úrovne riešenia od faktúry po archív

Rozsah riešenia sa volí podľa objemu dokladov, požadovanej automatizácie a väzieb na interné procesy. Základ pokryje legislatívne minimum, Document Exchange pridá riadený tok dokladov a rozširujúce moduly doplnia automatizáciu podľa prevádzky.

01

SKPÚ základ

Základná výbava pre zákazníkov, ktorí potrebujú splniť legislatívnu povinnosť pri veľmi malom objeme vystavených faktúr a nevyžadujú automatizovaný tok.

  1. Faktúra sa vystaví v BarIS Dreamer.
  2. Používateľ využije manuálny export eFaktúry vo formáte Peppol BIS 3.
  3. Používateľ sa pripojí na webovú stránku poštára, faktúru nahrá do rozhrania a odošle.
  4. Vhodné pre firmy, ktoré nepotrebujú hromadné odosielanie a príjem faktúr, schvaľovacie procesy a automatické párovanie dokladov.
02

BarIS Document Exchange + Connector

Automatizovaná prevádzka pre firmy, ktoré potrebujú riadiť prijaté aj odoslané faktúry v jednom kontrolovanom procese.

  1. eFaktúra Connector zabezpečí príjem alebo odoslanie cez certifikovaného digitálneho poštára.
  2. OneGATE zaeviduje doklad, doplní metadáta a nasmeruje ho do správneho toku.
  3. Dokument Flow riadi schvaľovanie, výnimky a prípadné zamietnutie došlej faktúry.
  4. Schválený doklad pokračuje do účtovníctva, elektronického archívu a Dokument Monitora.
03

Rozširujúce moduly podľa prevádzky

Rozšírená výbava pre firmy, kde eFaktúra nadväzuje na nákup, EDI, vyťažovanie dokladov, objednávky, príjemky a detailné prevádzkové kontroly.

  1. Nákupné žiadanky vytvoria schválený základ pre objednávku ešte pred prijatím faktúry.
  2. EDIPAR overí podklady faktúry v rámci schvaľovania a pomôže rozhodnúť, či môže prejsť automaticky.
  3. Vyťažovanie dokladov pokryje PDF, skeny a papierové faktúry mimo plnohodnotnej eFaktúry.
  4. EDI zostáva iba tam, kde je technicky alebo obchodne opodstatnené po individuálnom posúdení.
Súlad a kontrola

Požiadavky, ktoré má riešenie pokryť

Informácie na tejto stránke slúžia ako obchodný a procesný prehľad riešenia. Keďže legislatívne a metodické požiadavky sa môžu postupne spresňovať, pri implementácii odporúčame overiť aktuálne usmernenia Finančnej správy a nastaviť procesy podľa potrieb konkrétnej prevádzky.

Formát EN 16931, Peppol BIS 3, UBL 2.1 alebo kompatibilná dátová štruktúra podľa aktuálnych pravidiel.
Doručenie Odosielanie a prijímanie cez certifikovanú doručovaciu službu, digitálneho poštára.
Oznamovanie Automatizované spracovanie údajov prostredníctvom doručovacej služby tam, kde to vyžaduje aktuálny režim.
Lehoty Dokument Monitor sleduje termíny, problematické stavy, validácie a doručenie.
Archivácia Uchovanie eFaktúry v pôvodnom XML formáte a archivácia súvisiacich dokladov.
Integrita Log komunikácie, elektronický podpis, časové pečiatky a riadený prístup k dokumentom.
Implementácia

Ako pripraviť firmu na eFaktúru

Prechod sa netýka iba jednej technickej funkcie. Treba prejsť objemy dokladov, zdroje dokumentov, schvaľovacie pravidlá, EDI väzby, účtovníctvo, archív a roly používateľov.

1

Analýza dokladov

Počet faktúr, typy dokladov, dodávatelia, odberatelia, EDI väzby, výnimky a aktuálne ručné kroky.

2

Návrh modulov

Rozhodnutie, či stačí SKPÚ základ, alebo je vhodný Document Exchange, Connector a rozširujúce moduly.

3

Nastavenie procesov

Schvaľovacie pravidlá, finančné limity, zodpovednosti, väzby na objednávky, účtovanie a archív.

4

Pilot a spustenie

Overenie komunikácie s digitálnym poštárom, testovanie scenárov, školenie používateľov a ostrá prevádzka.

FAQ pre veľké firmy

Najčastejšie otázky k eFaktúre v BarIS

Otázky sú zamerané na podniky s vyšším objemom dokladov, EDI väzbami, interným schvaľovaním, vlastným účtovníctvom a požiadavkami na audit.

Koho sa eFakturácia týka?

Pre veľké firmy je podstatné pripraviť najmä vystavovanie a prijímanie tuzemských B2B/B2G faktúr, ale aj príjem od dodávateľov. Popri tom ostanú súbežné režimy pre B2C, zahraničné faktúry, EDI, PDF a papierové doklady.

Je eFaktúra len krajšie PDF?

Nie. PDF je doklad určený najmä na čítanie človekom. eFaktúra je štruktúrovaný dátový doklad vo formáte, ktorý vie systém validovať, spracovať, spárovať s objednávkou alebo príjemkou, posunúť na schválenie, zaúčtovať a uložiť do archívu.

Čo ak príde len PDF?

PDF, sken alebo e-mail BarIS spracuje ako neštruktúrovaný vstup. OneGATE doklad zaeviduje a podľa potreby pokračuje vyťažovaním, kontrolou a schvaľovaním. Pri slovenských platiteľoch DPH po nábehu povinnosti však samotné PDF nemusí stačiť ako eFaktúra.

Prečo je dôležité mať dáta, nie iba dokument?

Pri štruktúrovanej eFaktúre systém presne vie, kde je dodávateľ, odberateľ, položky, DPH, suma alebo variabilný symbol. Účtovníctvo a prevádzka sa tak posúvajú od prepisovania dokladov ku kontrole správnosti, riešeniu rozdielov a dohľadu nad stavmi.

Ako sa rieši B2C a zahraničie?

Veľká firma potrebuje viac procesov naraz. Nie všetky doklady budú v rovnakom režime od 1. 1. 2027. Preto BarIS počíta s Peppol/eFaktúrou, EDI, e-mailom, PDF, papierom aj zahraničnými faktúrami.

Treba súhlas obchodného partnera?

Pri doručovaní cez Peppol sa pracuje so systémovým doručením cez digitálneho poštára. Pri alternatívnom doručovaní mimo Peppol treba proces nastaviť podľa aktuálnych legislatívnych pravidiel a dohôd s partnermi.

Uvidí používateľ faktúru pred odoslaním?

Áno, cieľom je, aby používateľ pracoval s čitateľnou podobou dokladu a systém na pozadí pripravil a validoval štruktúrované dáta. XML je technický formát, nie obrazovka pre bežného používateľa.

Ako sa sleduje doručenie?

eFaktúra Connector zapisuje spätné stavy k dokladu. Dokument Monitor následne ukáže, či bol doklad validovaný, doručený, odmietnutý alebo vyžaduje zásah používateľa.

Ako sa zamietne došlá faktúra?

Zamietnutie rieši Dokument Flow ako obchodný workflow krok. Používateľ uvedie dôvod, napríklad omylom zaslaná faktúra alebo nesúhlas s obsahom, a systém odošle partnerovi e-mail. Cez Peppol sa takýto typ obchodného zamietnutia neposiela.

Čo ak partner odpovie na zamietnutie?

E-mail zo zamietnutia bude obsahovať trackovacie údaje v hlavičke správy. Ak partner odpovie, komunikácia sa vie priradiť späť k pôvodnej faktúre a používateľ vidí súvislosť medzi dokladom, dôvodom zamietnutia a následnou odpoveďou.

Čo s faktúrami mimo Peppol?

Vystavené faktúry, ktoré nemôžu alebo nemajú byť doručené cez Peppol, bude možné odoslať ako PDF alebo vytlačiť rovnako ako doteraz. BarIS tým pokryje prechodné, zahraničné, B2C alebo iné špecifické režimy.

Kto zodpovedá za správnosť?

Softvér a digitálny poštár pomáhajú s technickým spracovaním, ale firma potrebuje mať nastavené interné zodpovednosti, schvaľovanie, kontrolu kmeňových dát, auditnú stopu a pravidlá pre výnimky.

Čo riešiť v roku 2026?

Odporúčame pripraviť objemy dokladov, kmeňové dáta partnerov, EDI väzby, schvaľovacie pravidlá, účtovanie, archív, testovacie scenáre a školenie používateľov ešte pred ostrým nábehom.

Začnite prípravu na eFaktúru včas

Preverte si s nami, ako eFaktúra ovplyvní vaše fakturačné procesy, EDI väzby, schvaľovanie, účtovníctvo a archív. Spoločne určíme, kde stačí základný režim a kde má zmysel automatizácia cez BarIS Document Exchange.

Pri väčších prevádzkach treba počítať s prípravou dát, nastavením pravidiel, testovaním s partnermi a pilotnou prevádzkou. Rok 2026 je vhodný čas pripraviť sa bez tlaku pred nábehom od 1. 1. 2027.

Priame kontakty pre eFAKTÚRU
Katarína Vanečková +421 902 960 021 Marek Kajtor +421 902 960 032