Modul IS BarIS

Fyzický archív

Evidencia papierových dokumentov, archivačných miest, škatúľ, výpožičiek, lehôt a skartačných pravidiel.

Čo modul rieši

Modul Fyzický archív v IS BarIS spája do jedného pracovného postupu činnosti a údaje ako evidencia papierových dokumentov, archivačných miest, škatúľ, výpožičiek, lehôt a skartačných pravidiel. Využíva spoločné dáta BarIS-u a nadväzuje najmä na dokumenty, prílohy, archív, schvaľovanie, poštu, kvalitu a oprávnenia používateľov. Výstupom sú prehľadné podklady pre prevádzku, manažment alebo ďalší nadväzujúci proces.

Kľúčové možnosti

Evidencia papierových dokumentov - Rozsah modulu tvoria oblasti ako evidencia papierových dokumentov, archivačných miest, škatúľ, výpožičiek, lehôt a skartačných pravidiel. Používateľ má na túto prácu jednotné miesto v BarIS-e.
Súvisiace údaje a pravidlá - Pomáha dopĺňať, overovať a udržať konzistentné údaje potrebné pre nadväzujúce kroky, zodpovednosti a schvaľovanie.
Kontrola v module Fyzický archív - Pomáha sledovať stavy, termíny, platnosti a zodpovedné osoby pri práci s modulom Fyzický archív.
Dokumenty, archív a schvaľovanie - Prepája dokumenty, prílohy, archívne miesta, schvaľovanie, verzie, poštu a prístupové práva.

Prínosy

Používatelia pracujú v module Fyzický archív v jednom prostredí a nad spoločnými dátami BarIS-u.
Dôležité podklady sú dostupné bez ručného prepisovania medzi tabuľkami, e-mailmi a oddeleniami.
Dokumenty sú dohľadateľné podľa agendy, zodpovednosti, platnosti alebo archivačného pravidla.

Typické využitie v praxi

Každodenná práca v module Fyzický archív od vstupných údajov po uzavretie záznamu, prípadu alebo dokladu.
Kontrola stavov, termínov a zodpovedností počas práce s modulom Fyzický archív.
Vyhľadanie, schválenie alebo archivácia dokumentu s jasnou históriou a väzbou na firemnú agendu.

Súčasť okruhu: Dokumenty & archív