Modul IS BarIS

Elektronický archív

Digitálne ukladanie dokumentov, skenov, príloh, metadát, vyhľadávania a prístupových práv.

Čo modul rieši

Modul Elektronický archív v IS BarIS spája do jedného pracovného postupu činnosti a údaje ako digitálne ukladanie dokumentov, skenov, príloh, metadát, vyhľadávania a prístupových práv. Využíva spoločné dáta BarIS-u a nadväzuje najmä na dokumenty, prílohy, archív, schvaľovanie, poštu, kvalitu a oprávnenia používateľov. Výstupom sú prehľadné podklady pre prevádzku, manažment alebo ďalší nadväzujúci proces.

Kľúčové možnosti

Digitálne ukladanie dokumentov - Rozsah modulu tvoria oblasti ako digitálne ukladanie dokumentov, skenov, príloh, metadát, vyhľadávania a prístupových práv. Používateľ má na túto prácu jednotné miesto v BarIS-e.
Súvisiace údaje a pravidlá - Pomáha dopĺňať, overovať a udržať konzistentné údaje potrebné pre nadväzujúce kroky, zodpovednosti a schvaľovanie.
Kontrola v module Elektronický archív - Pomáha sledovať stavy, termíny, platnosti a zodpovedné osoby pri práci s modulom Elektronický archív.
Dokumenty, archív a schvaľovanie - Prepája dokumenty, prílohy, archívne miesta, schvaľovanie, verzie, poštu a prístupové práva.

Prínosy

Používatelia pracujú v module Elektronický archív v jednom prostredí a nad spoločnými dátami BarIS-u.
Dôležité podklady sú dostupné bez ručného prepisovania medzi tabuľkami, e-mailmi a oddeleniami.
Dokumenty sú dohľadateľné podľa agendy, zodpovednosti, platnosti alebo archivačného pravidla.

Typické využitie v praxi

Každodenná práca v module Elektronický archív od vstupných údajov po uzavretie záznamu, prípadu alebo dokladu.
Kontrola stavov, termínov a zodpovedností počas práce s modulom Elektronický archív.
Vyhľadanie, schválenie alebo archivácia dokumentu s jasnou históriou a väzbou na firemnú agendu.

Súčasť okruhu: Dokumenty & archív