Procesný okruh IS BarIS

Dokumenty & archív

Dokumentový okruh pre riadenie písomností, príloh, archívu, schvaľovania, kvality a podateľne.

Čo okruh rieši

Dokumenty & archív centralizujú firemné písomnosti, prílohy, zmluvy, interné dokumenty, archív, schvaľovanie a kvalitatívnu dokumentáciu. Dokumenty môžu byť viazané na partnera, doklad, servisný prípad, projekt, zamestnanca alebo iný objekt v systéme.

Kľúčové moduly

Písomnosti a dokumenty - Evidencia došlých, odoslaných a interných dokumentov, príloh, zmlúv, listov a väzieb na agendy.
Elektronický archív - Digitálne ukladanie dokumentov, skenov, príloh, metadát, vyhľadávania a prístupových práv.
Fyzický archív - Evidencia papierových dokumentov, archivačných miest, škatúľ, výpožičiek, lehôt a skartačných pravidiel.
Knižnica - Správa interných materiálov, príručiek, publikácií, zapožičania a dostupnosti zdrojov.
Riadenie kvality a ISO - Dokumentácia kvality, riadenie verzií, platností, schvaľovania a distribúcie postupov.
Sekretariát a podateľňa - Evidencia pošty, doručených a odoslaných zásielok, podateľenských úkonov a pridelenia zodpovednosti.
Schvaľovanie a elektronický podpis - Schvaľovacie procesy, elektronické podpisovanie, história rozhodnutí a auditná stopa.

Prínosy

Dokumenty sú dohľadateľné, priradené ku kontextu a dostupné podľa oprávnení.
Schvaľovanie a elektronický podpis zrýchľujú interné administratívne procesy.
Elektronický aj fyzický archív sú riadené jednotnou evidenciou.